V menu Přijaté doklady na kartě Přijaté faktury evidujete faktury, které jste dostali od dodavatelů. Seznam vypadá a ovládá se stejně jako seznam vystavených faktur – filtry ve sloupcích, vlastní sada sloupců, export.
Přijaté faktury mají vlastní číselnou řadu ve tvaru FP-0001-2026.
U přijaté faktury Simbila sleduje dvě věci, které na sobě nezávisí – stejně jako na papírovém dokladu podpisy toho, kdo nákup schválil, a toho, kdo doklad zaúčtoval:
Obojí vidíte v seznamu ve sloupcích Kontrola údajů a Schválení a v detailu faktury v kartě Schválení a kontrola údajů.
| Stav | Význam |
|---|---|
| Ke kontrole | údaje přečetla AI z PDF, skenu nebo fotky a nikdo je zatím nepotvrdil |
| Zkontrolováno | údaje jsou potvrzené |
Fakturu zadanou ručně, elektronickou fakturu ve formátu ISDOC a poplatek platební brány Simbila bere jako zkontrolovanou rovnou – nic se u nich nevytěžovalo.
Nejrychleji je projdete v Šanonu (Přijaté doklady → Šanon): faktury ke kontrole jedna po druhé, údaje vedle originálu dokladu, a po Uložit a zkontrolovat rovnou další. Jednotlivou fakturu můžete také porovnat s přiloženým dokladem, případně opravit ve formuláři, a v detailu faktury kliknout na Údaje jsou v pořádku. U stálých dodavatelů to za vás může udělat pravidlo.
Víc faktur najednou potvrdíte v seznamu: zaškrtněte je v prvním sloupci (zaškrtávátko v záhlaví vybere celou stránku, filtr Kontrola údajů → Ke kontrole nabídne jen ty, které čekají) a klikněte na Údaje jsou v pořádku (N). Aplikace se nejdřív zeptá a upozorní, když některé z vybraných faktur mají varování vytěžení. Potvrdí jen faktury ke kontrole, už zkontrolované nechá být. Vaše opravy se tím uloží a AI se z nich učí údaje o dodavateli (název, IČ, DIČ); opravy položek a částek se k dalším fakturám nepřenášejí. Když zjistíte chybu později, tlačítkem Vrátit ke kontrole fakturu vrátíte mezi nezkontrolované.
| Stav | Význam |
|---|---|
| Ke schválení | faktura čeká, až ji někdo schválí |
| Schválená | nákup je schválený a fakturu lze zaplatit |
| Naplánovaná | je schválená a má nastavené datum platby |
| Zamítnutá | fakturu jste odmítli |
Zda je faktura uhrazená, už není samostatný stav – Simbila to pozná podle spárovaných plateb a v detailu to ukáže štítkem Uhrazeno.
Fakturu schvalovat nemusíte, když ji zaplatíte: jakmile k ní spárujete platbu (ručně, v párování plateb nebo automaticky při importu z banky), faktura ve stavu Ke schválení se schválí sama. Zamítnutou fakturu platba nezmění. Schválení nezávisí na kontrole údajů – platba potvrdí částku, ne rozpis DPH.
V detailu faktury jsou tlačítka podle aktuálního stavu:
Po kliknutí se otevře dialog, kde můžete doplnit Poznámku (volitelnou); u zamítnutí je pole popsané jako Důvod zamítnutí. U volby Naplánovat platbu je navíc povinné Plánované datum platby. Změnu potvrdíte tlačítkem Uložit.
Zamítnuté faktury se v seznamu ve výchozím stavu nezobrazují. Ukážete je tlačítkem Zobrazit zamítnuté, skryjete tlačítkem Skrýt zamítnuté.
Vybrané faktury smažete najednou: zaškrtněte je v prvním sloupci a klikněte na Smazat (N). Smažou se i s přiloženými soubory, položkami a ručně zadanými platbami; platba z banky nebo platební brány zůstane, jen se od faktury odpáruje. Když má některá z vybraných faktur zaplaceno, aplikace na to v potvrzení upozorní. Smazání nejde vrátit.
Faktury zaevidované dvakrát (stejný dodavatel a stejné číslo dokladu, typicky stejný doklad nahraný znovu) najdete tlačítkem Duplicity. Seznam pak ukáže jen kopie a ve sloupci Duplicita faktury odkaz na původní fakturu. Za původní se považuje vždy nejstarší záznam. Nad seznamem je jejich počet a tlačítko Smazat všechny duplicity (N), které je smaže najednou a původní faktury nechá. Kopie, u které je napárovaná platba nebo už zkontrolované údaje, nesmaže – mohli jste s ní pracovat místo originálu, takže o ní rozhodněte sami (v seznamu má štítek má platbu nebo zkontrolováno). Zpátky na celý seznam se vrátíte tlačítkem Všechny faktury.
Každá změna – kontrola údajů, schválení ručně, pravidlem i platbou – se zapíše do karty Historie v detailu faktury, takže je dohledatelné, kdo a kdy co udělal.
Počet faktur ke kontrole a ke schválení ukazuje i Přehled.
Faktury od stálých dodavatelů nemusíte schvalovat ručně – nastavte si pravidla, která je schválí nebo naplánují sama. Viz Pravidla příchozích faktur.