Šanon – kontrola přijatých dokladů jeden po druhém

Šanon je hromádka přijatých dokladů, jejichž údaje přečetla AI a nikdo je zatím nepotvrdil (stav Ke kontrole). Projdete je jeden po druhém: vlevo údaje, které AI vytěžila, vpravo originál dokladu. Údaje porovnáte, opravíte a potvrdíte – a Šanon otevře další doklad.

Šanon otevřete v menu Přijaté doklady → Šanon, nebo kliknutím na kartu Ke kontrole údajů na Přehledu.

Jak doklad zkontrolovat

1. Porovnejte údaje ve formuláři s originálem vpravo – dodavatele, číslo faktury, variabilní symbol, data a položky s DPH.
2. Co nesedí, opravte přímo ve formuláři. Když AI při čtení na něco narazila (položky nedávají dohromady celkovou částku, neplatné IČ…), ukáže nad formulářem varování a u dotčených polí upozornění.
3. Klikněte na Uložit a zkontrolovat, nebo stiskněte Ctrl+Enter (na Macu Cmd+Enter). Simbila doklad uloží, označí ho jako Zkontrolováno a otevře další.

Když je doklad jen další kopií faktury, kterou už máte zaevidovanou, ukáže Šanon nad formulářem upozornění Faktura č. … od tohoto dodavatele už je zaevidovaná a pod ním dvě tlačítka: Otevřít zaevidovanou fakturu a Smazat duplicitu. Po potvrzení se kopie smaže i s přiloženým souborem (napárovaná bankovní platba se jen odpáruje) a Šanon otevře další doklad. Jak Simbila duplicity hledá, popisuje Zadání přijaté faktury.

Když je duplicit víc, ukáže Šanon v horní liště červený štítek Duplicity: N. Vede do seznamu přijatých faktur, kde je smažete všechny najednou – viz Smazání faktur a duplicit.

Opravy, které uložíte, se zapíšou ke kontrole údajů a AI se z nich učí údaje o dodavateli (název, IČ, DIČ) – stejně jako při potvrzení v detailu faktury.

Pohyb v Šanonu

• Štítek Doklad 3 z 12 ukazuje, kde v hromádce jste. Doklady jdou v pořadí, v jakém přišly – nejstarší první.
• Přeskočit otevře další doklad a ten aktuální nechá ve stavu Ke kontrole – vrátíte se k němu na konci kola nebo šipkou zpět.
• V rozbalovacím seznamu vedle štítku vyberete libovolný doklad podle dodavatele nebo čísla.
• Detail dokladu otevře celou fakturu – historii, platby, schválení.

Když je Šanon prázdný, máte všechny přijaté doklady zkontrolované. Nové do něj přijdou z e-mailové schránky faktur a z nahraných souborů.

Co Šanon nedělá

• Neschvaluje. Kontrola údajů a schválení nákupu jsou dvě různé věci – viz Přijaté faktury, kontrola údajů a schvalování. Schválit fakturu můžete v jejím detailu, nebo to udělá platba či pravidlo.
• Zamítnuté faktury v něm nejsou – nepočítají se do přiznání DPH, takže je není třeba kontrolovat.

Víc dokladů najednou bez porovnání s originálem potvrdíte v seznamu přijatých faktur (hromadně Údaje jsou v pořádku). Na telefonu je originál nad formulářem a rozbalíte ho šipkou v jeho záhlaví.